Information note on personal data protection​ - Recruitment

Introduction

Le client et les candidats sont placés au centre des préoccupations des CFL. 

Aussi et tout naturellement, la protection de vos données à caractère personnel constitue une priorité pour les CFL, respectivement pour chaque entité du Groupe CFL amenée à traiter vos données à caractère personnel pour les besoins de son activité.

La présente notice vous apporte les informations nécessaires et vous explique la manière dont nous recueillons, utilisons, partageons, stockons et protégeons vos informations personnelles dans le cadre du processus de recrutement.

Elle vous renseigne aussi sur vos droits et comment les mettre en œuvre.
 

1. Qui est l​e responsable ​du traitement ?

La Société Nationale des Chemins de Fer Luxembourgeois (les CFL), établie et ayant son siège social à16 boulevard d'Avranches, BP 1803, L-1160 Luxembourg et inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés (Luxembourg) sous le numéro B59025, est le Responsable du traitement des données à caractère personnel que nous traitons lorsque vous postulez aux CFL, à CFL Mobility, à CFL Evasion ou à CFL Immo.

La Société CFL Multimodal, établie et ayant son siège social Terminal Intermodal Eurohub Sud à L-3434 Dudelange et inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés (Luxembourg) sous le numéro B 88577, est le Responsable du traitement des données à caractère personnel que nous traitons lorsque vous postulez à CFL Multimodal, CFL intermodal, CFL terminals, CFL logistics, CFL site services, CFL cargo ou CFL cargo France.

2. Quelles ca​tégories de données à caractère personnel sont traitées et pour quelles finalités ?

Les CFL et CFL Multimodal ont pour mission d’assurer le transport de personnes et de marchandises, gérer les infrastructures, conduire les investissements en matériel roulant et dans le domaine de la modernisation de ses infrastructures.
Pour mener à bien ces missions, nous pouvons collecter et traiter vos données à caractère personnel suivantes :

• nom, prénom, état civil, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale,
• un acte de naissance, un justificatif de domicile,
• les données indiquées sur votre curriculum vitae (date et lieu de naissance, photo, loisirs, situation maritale, adresse, etc.),
• les données indiquées dans la lettre de motivation concernant votre parcours,                     
• le permis de conduire si les besoins du poste le nécessite,                                        
• les copies des diplômes, bulletins et relevés de notes,
• les langues maitrisées et leur niveau,
• l'inscription au registre des titres des diplômes universitaires
• le certificat d'équivalence de mes diplômes ou certificats,
• les examens de présélection et résultats (si existants),
• les rapports d'entrevue et de présélection.                                                       

• gestion du recrutement : sélection des candidats, contrôle de l'aptitude professionnelle des candidats,
• d’envoi de sondage,
• de réalisation d’enquêtes de satisfactions liées au recrutement.

 

• le casier judiciaire,
• des données de santé dans le cadre de la santé au travail et lors des entretiens avec les psychologues.

Des informations complémentaires vous serons fournies si vous êtes amenés à vous soumettre à une évaluation psychologique par les psychologues du travail et/ou à un examen médical par les médecins du travail.
Dans tous les cas, nous veillons à ce que vos données soient collectées pour des finalités déterminées ainsi qu’elles soient traitées de manière adéquate, pertinente et uniquement pour ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie.

3. Comment collectons, traitons, utilisons-nous vos données ?

Nous collectons et utilisons les données à caractère personnel que vous nous fournissez lorsque vous postulez aux CFL, y compris les filiales.   
​Pour chaque finalité décrite précédemment, la collecte et le traitement de vos données sont :

• effectués en conformité avec la réglementation applicable relative à la protection des données à caractère personnel en ce compris le GDPR (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), les Guidelines y afférents et les lois nationales mettant en œuvre le GDPR le cas échéant,

 

• légalement fondés :

• soit sur le fait que  le traitement  de vos données personnelles est nécessaire à l'exécution d’un contrat auquel vous êtes est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande,
• soit sur la base de votre consentement,
• soit sur un intérêt reconnu comme légitime,
• soit sur le fait que le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis en qualité de responsable du traitement.

4. Qui a accès à vos données ?

Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel soient traitées dans le respect des finalités indiquées ci-avant.
Ces données sont ou peuvent être partagées avec certains de nos services internes dans le strict respect des missions confiées à ces services :

• les services concernés par le recrutement (uniquement le CV et la lettre de motivation),
• la division de Santé au Travail,
• la division Psychologie,
• la division Juridiques et Assurances,
• le service Audit Interne.

5. Où vos données sont-elles traitées, vos données sont-elles transférées ?

Vos données sont traitées par les CFL qui prennent toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger la sécurité de vos données à caractère personnel et principalement la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci.

Des prestataires informatiques peuvent avoir accès à certaines données à caractère personnel dans le cadre de travaux de maintenances effectuées à la demande des services compétents des CFL. 

Les CFL sont susceptibles de transférer vos données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne. Dans ce cas, nous imposons contractuellement aux prestataires des garanties de sécurité et de confidentialité de vos données à caractère personnel par le biais de mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que les clauses contractuelles types, conformément à la réglementation européenne et veillons au respect de ces garanties.
 
Nous prenons acte de l’invalidation du Privacy Shield. Nous faisons le nécessaire afin de s’assurer que le niveau de protection de vos données personnelles vers les Etats-Unis reste adéquat.

6. Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons certaines de vos données à caractère personnel pendant trois ans à compter du premier contact avec le candidat non retenu sauf si vous en décidez autrement.

7. Quels sont vos droits à l’égard de vos données à caractère personnel ?

8. Comment nous contacter et exercer vos droits ?

Vous pouvez adresser vos questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel et/ou exercer vos droits cités précédemment à l’attention de la Déléguée de la Protection des Données (DPO) des CFL : 

• sur notre site internet www.cfl.lu​ en cliquant sur le lien gdpr.cfl.lu,
• ou par courrier postal à  l’attention de la Déléguée de la Protection des Données (DPO), Société Nationale des Chemins de Fer Luxembourgeois (CFL), 16 boulevard d'Avranches, BP 1803, L-1160 Luxembourg.

​Toute plainte relative au traitement de vos données à caractère personnel peut être adressée à l’adresse postale ci-dessus ou encore à l’autorité de contrôle du Grand-Duché de Luxembourg, la Commission Nationale Pour la Protection des Données – CNPD, sise 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux – https://cnpd.public.lu/).

9. Comment mettons-nous à jour la présente notice d’information ?

Afin de nous conformer au mieux à la réglementation en vigueur, nous nous engageons à mettre à jour la présente notice d’information chaque fois que nécessaire. 

La dernière version en vigueur est mise en ligne sur notre site internet. ​